CRM für Catering
Verfolgen Sie Veranstaltungsdetails, Menüauswahlen, diätetische Bedürfnisse und Kundenhistorien
Ein Catering-CRM verfolgt die Veranstaltungshistorien der Kunden, Menüauswahlen, diätetische Anforderungen, Gästezahlen, Veranstaltungsdetails und Angebots-Pipelines. SchedulingKit umfasst CRM zusammen mit Online-Buchungen, automatisierten Erinnerungen und Zahlungsabwicklung für Catering-Unternehmen.
Catering ist komplexe Event-Choreografie, Menüs, Gästezahlen, Allergien, Veranstaltungslogistik und Timing müssen synchron laufen. Ein CRM, das die Event-Historie pro Kunde speichert und jedes Detail vom Angebot bis zur Ausführung trackt, verhindert teure Pannen. SchedulingKit liefert Catering-Unternehmen ein CRM, das auf eventbasiertes Arbeiten zugeschnitten ist, DSGVO-konform und mit Honoraren in EUR. Lebensmittelhygiene-Pflichten nach VO (EG) 852/2004 und der deutschen LMHV erfordern lückenlose HACCP-Dokumentation. Allergen-Notizen pro Event, Temperatur-Protokolle und Reinigungsprotokolle werden DSGVO-konform pro Kunde gespeichert, bei einer Lebensmittelkontrolle reicht ein Klick statt eines Aktenordners. Die Angebots-Pipeline trackt Anfragen vom Erstkontakt über das Tasting bis zum unterschriebenen Vertrag. Gästezahl-Änderungen mit Cutoff-Daten werden automatisch an Küche und Service kommuniziert, Ernährungs-Restriktionen erscheinen als küchenfertiger Report. Veranstaltungsort-Logistik, Anliefer-Zugänge und Equipment-Listen werden pro Event dokumentiert, sodass auch eine Aushilfe nahtlos einsteigen kann. Alle Kundendaten verschlüsselt im EU-Rechenzentrum.
Herausforderungen im Kundenmanagement für Catering
Veranstaltungsdetails verstreut über E-Mails, Texte und handschriftliche Notizen
Diätetische Einschränkungen übersehen, was zu unzufriedenen Gästen und Haftung führt
Kein Protokoll darüber, was ein wiederkehrender Kunde bei früheren Veranstaltungen bestellt hat
Angebots-Pipeline wird nicht verfolgt, Leads werden kalt
Änderungen der endgültigen Gästezahl werden nicht an das Küchenpersonal kommuniziert
Veranstaltungslogistik und Setup-Anforderungen werden nicht konsistent dokumentiert
Wie SchedulingKit CRM Catering hilft
Kundenprofile mit Veranstaltungshistorie, Menüpräferenzen und diätetischen Aufzeichnungen
Veranstaltungsdetails zentralisiert mit Menüs, Gästezahlen und Veranstaltungslogistik
Verfolgung diätetischer Einschränkungen pro Veranstaltung mit küchenfertigen Berichten
Management der Angebots-Pipeline von der Anfrage bis zur Vertragsunterzeichnung
Verfolgung von Änderungen der Gästezahl mit Durchsetzungsdatum
Dokumentation von Veranstaltungsort und Setup für alle Teammitglieder zugänglich
CRM-Funktionen für Catering
Kundenprofile
Verfolgen Sie die Veranstaltungshistorie, bevorzugte Menüs, diätetische Muster und Budgetrahmen pro Kunde.
Veranstaltungsmanagement
Organisieren Sie Menüs, Gästezahlen, Veranstaltungsdetails, Zeitpläne und Setup-Anforderungen pro Veranstaltung.
Diätetische Verfolgung
Erfassen Sie die diätetischen Einschränkungen der Gäste pro Veranstaltung und erstellen Sie küchenfertige Unterbringungsberichte.
Angebots-Pipeline
Verfolgen Sie Catering-Anfragen vom ersten Kontakt über das Angebot, die Verkostung bis zur Vertragsunterzeichnung.
Gästezahlmanagement
Verfolgen Sie Änderungen der Gästezahl mit Durchsetzungsdaten und kommunizieren Sie Aktualisierungen an Küchen- und Serviceteams.
Dokumentation des Veranstaltungsorts
Speichern Sie Zugangsdaten zum Veranstaltungsort, Küchenverfügbarkeit, Setup-Anforderungen und Einschränkungen.
Beliebte CRM-Anwendungsfälle für Catering
“Wenn ein Firmenkunde seine vierte Veranstaltung bei uns bucht, wissen wir bereits, dass sein CEO glutenfrei ist und er das mediterrane Menü bevorzugt. Diese Erinnerung ist es, die sie immer wieder zurückkommen lässt.”
Chef Anthony Brooks
Inhaber eines Catering-Unternehmens
Ebenfalls enthalten bei SchedulingKit
Warum Event-Historie und HACCP-Dokumentation Catering-Erfolg definieren
Catering-Kunden buchen selten einmalig
Firmen-Events wiederholen sich quartalsweise, Jubiläen jährlich, Hochzeiten generieren Empfehlungen. Wenn ein Stammkunde zum vierten Mal anfragt, sollte das Catering-Team sofort wissen, dass der CEO glutenfrei isst und das mediterrane Menü bevorzugt wird. Diese Erinnerung, DSGVO-konform im Stammkunden-CRM gespeichert, verwandelt Erstkunden in mehrjährige Beziehungen mit planbarem Umsatz in EUR.
HACCP-Pflichten nach LMHV und VO (EG)
852/2004 sind keine Formalität: Lebensmittelkontrolleure können jederzeit Temperatur-Protokolle, Reinigungsnachweise und Allergen-Dokumentation einsehen. Catering-Unternehmen, die diese Daten pro Event und Kunde im CRM zentralisieren, bestehen Kontrollen mühelos, und schützen sich vor Bussgeldern, die schnell vierstellige Beträge in EUR erreichen.
Der strategische Vorteil zeigt sich in
der Angebots-Pipeline. Anfragen, die im E-Mail-Postfach versanden, sind verlorener Umsatz. Eine strukturierte Pipeline mit automatischen Follow-ups nach Tasting, Vertragsversand und Final-Bestätigung erhöht die Abschlussquote messbar. Kombiniert mit Empfehlungs-Tracking und Geburtstagskampagnen für Stammkunden wird das CRM zum wichtigsten Wachstums-Hebel, nicht zur Verwaltungs-Last.
Häufig gestellte Fragen
Weiterführende Lektüre
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When this isn't for you
Dies ist nicht für Sie, wenn Ihr Betrieb nur auf Laufkundschaft oder reine Lieferung ausgerichtet ist; POS-integrierte Reservierungstools (OpenTable, Resy) eignen sich besser für diese Arbeitsabläufe. Catering-Unternehmen, die private Veranstaltungen, Verkostungen oder im Voraus bezahlte Erlebnisse buchen, sehen hier den größten Nutzen. Überspringen Sie es, wenn Sie keine Vorausreservierungen annehmen.