11 consejos para dirigir una reunión de equipo

La reunión de equipo es una parte fundamental de cualquier negocio. Sirven para diferentes propósitos en diferentes niveles como marketing, lluvia de ideas, toma de decisiones, compartir noticias o incluso sesiones de capacitación. Usar encuestas de reuniones para encontrar el mejor horario para todos puede mejorar significativamente la asistencia y el compromiso. Hay un objetivo específico para cada reunión establecido por la empresa. Las reuniones deben estar correctamente organizadas; de lo contrario, pueden no alcanzar sus objetivos y ser un desastre. Si organizas bien las reuniones de tu equipo, tus empleados no se sentirán aburridos ni sentirán que estas reuniones son realmente una pérdida de tiempo.

Este artículo hablará sobre los consejos efectivos para dirigir una reunión de equipo:

11 consejos para dirigir una reunión de equipo

1. Colaboración, no informes

No es importante compartir todo durante una reunión. También puedes compartir información mediante mensajes o correos electrónicos. Los empleados pueden leer la información por sí mismos, y en caso de alguna duda, pueden reservar algo de tiempo durante las reuniones para discutirlo en detalle. Esta forma es excelente para la colaboración y la mera discusión en lugar de dictados o informes.

Esta es una buena manera de discutir cosas en lugar de solo compartir información en el momento. Puedes compartir información con los miembros de tu equipo unos días antes de la reunión para que todos puedan venir preparados con sus propias notas y observaciones para una discusión enriquecedora.

2. Mezclar un poco las cosas

Si todas tus reuniones siguen los mismos procedimientos, podrías estar perdiendo. Deberías hacer algo emocionante cada vez para educar a tu equipo de una manera especial. Podrías hacer cualquiera de las siguientes cosas:

• Invitar a un ponente invitado

• Ver una charla TED relevante

• Salir a almorzar

• Celebrar algún éxito

• Enseñar una habilidad nueva y emocionante

3. Plantear preguntas para discusión

Para un equipo efectivo, necesitas potenciar tu comunicación. Deberías preguntar a tu equipo sobre sus desafíos, sentimientos y problemas que enfrentan en tu empresa. Puedes hacerles preguntas como:

• ¿Qué lograste este mes?

• ¿Cuál fue el mayor desafío de este mes en particular?

• ¿Cómo te sientes estando aquí todos los días?

• ¿Hay algo que te preocupe?

• ¿Cómo podemos mejorar como equipo para que te sientas mejor en el trabajo?

Solo haciendo estas preguntas mágicas puedes crear un ambiente muy positivo, feliz y amigable. Tales preguntas te dan una visión de los sentimientos más profundos y personales de los empleados. Los empleados se sienten valorados y respetados. En caso de algún problema que enfrente algún empleado, puedes ofrecer una mano de ayuda para que pueda trabajar al máximo.

4. Aportaciones del equipo

Antes de establecer la agenda de la reunión, deberías hablar con tu equipo para obtener aportes. Pueden proponer diferentes ideas para discutir en la reunión, o pueden querer aprender algo nuevo que les ayude a desarrollarse como profesionales. Además, preguntarles sobre sus deseos los hace sentir respetados y valorados. Deberías hacerlos sentir valorados obteniendo las opiniones y puntos de vista de tus empleados antes de establecer cualquier agenda de reunión.

4. Roles en la reunión

Para una reunión de equipo productiva, debes mantenerte atento y cubrir todos los aspectos de la reunión sin que tus empleados se aburran. Por lo tanto, siempre se sugiere asignar roles en la reunión. Los roles en la reunión pueden quitar la carga de los hombros de una persona y ayudar mucho a dirigir reuniones de equipo efectivas. Los tres roles principales de la reunión se discuten a continuación:

El líder

• Crear la agenda de la reunión

• Seleccionar un lugar para la reunión

• Finalizar la hora de la reunión

• Proporcionar detalles de la agenda a los miembros

El secretario

• Anotar los elementos de acción

• Tomar notas de los puntos de la reunión

• Escribir una conclusión

• Organizar y distribuir las notas

El guardián del tiempo

• Asegurar que la reunión se mantenga dentro del tiempo establecido

• Alertar a cada miembro si se están quedando sin tiempo

• Gestionar las ayudas visuales y de audio

5. Hablar sobre el progreso de la agenda

Durante la reunión, deberías seguir destacando la agenda de la reunión y en qué punto te encuentras hasta ahora. También es importante concluir adecuadamente cada tema y pasar al siguiente. Después de terminar y cerrar un tema, anúncialo y deja claro a los asistentes que ahora pasas al siguiente tema.

6. Mejorar cada semana

Después de cada reunión, deberías recopilar retroalimentación de los miembros de tu equipo. Sus respuestas te ayudarán a realizar reuniones de equipo más efectivas. Puedes hacerles varias preguntas como:

• ¿Cómo estuvo la reunión?

• ¿Qué funcionó mejor para ti?

• ¿Cómo hacer las reuniones más productivas?

• ¿Qué agenda fue útil?

• ¿Hubo información extra?

7. Proteger la oportunidad de hablar de todos

Como líder de equipo, eres responsable de dar a todos los mismos derechos. Todos deben ser escuchados y respetados en todos los sentidos. Deberías permitir que todos hablen, incluso si no es fácil tomar la palabra. Después de concluir la reunión, puedes preguntar a todos sobre cualquier problema o pregunta. Luego puedes hablar con ellos individualmente para conocer sus pensamientos finales.

8. Seguimiento

Si no tomas ninguna acción adecuada para los planes finalizados durante la reunión, entonces tus reuniones no son más que una pérdida de tiempo. Los empleados se sobrecargan con otras tareas, por lo que debes hacer un seguimiento adecuado y ver si están trabajando bien o no. Una herramienta de programación en línea te permite reservar rápidamente sesiones de seguimiento mientras los elementos de acción aún están frescos. Puedes establecer un recordatorio después de 48 horas de la reunión para preguntar sobre los elementos de acción. De esta manera, las reuniones serán fructíferas para tu empresa.

9. Enviar un resumen de la reunión

Es realmente importante compartir las minutas de la reunión con tus empleados para que conozcan y recuerden todos los puntos discutidos durante la reunión. Las plataformas de programación de equipos a menudo incluyen funciones integradas de notas y resúmenes que hacen que la distribución sea fluida. Es una actividad realmente útil para refrescar y pulir todas las ideas discutidas durante las reuniones.

10. Construir una comunidad

Cada organización es una comunidad, y cada individuo en tu empresa es importante. Todos dependen unos de otros para alcanzar los mismos objetivos. Así que, durante las reuniones, todos deberían sentirse bienvenidos, queridos y respetados. Las reuniones te dan una gran oportunidad de interactuar con otros y fortalecer tu comunidad.

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