Les 10 meilleurs outils de planification de groupe

La plupart des outils de planification de groupe vous permettent de lier votre propre calendrier, de déterminer automatiquement votre disponibilité et de laisser d'autres personnes sélectionner le créneau horaire dans votre emploi du temps qui convient le mieux à vous deux. Si vous avez besoin d'un moyen plus simple de trouver une disponibilité mutuelle, les sondages de réunion permettent aux participants de voter pour les horaires préférés sans interminables échanges d'e-mails.

L'outil de planification de groupe est automatisé et synchronisé avec votre calendrier. Vous pouvez enfin dire adieu aux cauchemars de réunions, car vos réunions n'entreront plus en conflit avec d'autres éléments de votre emploi du temps. Pour les équipes plus importantes, les fonctionnalités dédiées de planification d'équipe peuvent encore simplifier la coordination entre les départements.

Trouver le meilleur outil de planification de groupe pour votre entreprise peut être délicat. Nous avons rassemblé une liste des meilleurs outils de planification de groupe pour vous aider à faire un choix éclairé.

HubSpot Meetings
Calendar
CalendarHero
Doodle
Boomerang Scheduler
MixMax
WhenIsGood
Arrangr
24Sessions
EngageWare

HubSpot Meetings

HubSpot Meetings est un outil passionnant pour planifier des réunions de groupe, et il vous éloigne des processus manuels de planification de toute réunion. Il est entièrement intégré au CRM et offre une aide telle que :

Éliminer les échanges d'e-mails concernant la planification
Offrir de la flexibilité à l'équipe dans la planification des réunions
Assurer la transparence dans la planification des réunions
Poser des questions clés au client avant même de commencer la réunion
Générer des liens de réunion de groupe
Vous informer de la durée et du sujet de la réunion

Cette application vous permet de générer des réunions et d'envoyer des liens au moment où tout le monde est disponible. Cette application est gratuite et vous pouvez profiter de toutes les fonctionnalités sans rien payer.

Calendar

Calendar est une autre application de planification de groupe compatible avec les Macs, PCs, appareils iOS et Android pour vous offrir une merveilleuse expérience de planification de groupe. Lors de la planification d'une réunion avec Calendar, vous pouvez utiliser autant d'étiquettes que vous le souhaitez. En cas de reprogrammation, vous connaîtrez également les créneaux libres de chaque membre de l'équipe. Le plan gratuit est idéal pour les petites entreprises car il offre la connectivité calendrier, les notifications SMS et e-mail. La version payante de Calendar inclut d'autres fonctionnalités comme les analyses d'équipe et l'intégration CRM. Il propose des services comme :

Intégration avec d'autres calendriers comme Outlook, Gmail et plus
Planification de réunions de groupe basée sur la disponibilité des membres du groupe
Sécurité pour les membres de l'équipe et les clients
Sélection des membres de l'équipe en tapant leurs noms au lieu de leurs e-mails

Calendar a une version gratuite disponible. Il propose également deux forfaits payants. Le premier forfait coûte 6 $ par utilisateur par mois, et le forfait Pro coûte 8 $ par utilisateur par mois.

CalendarHero

CalendarHero vous permet de synchroniser ce calendrier avec vos propres calendriers et de voir la disponibilité de tous les membres de l'équipe pour planifier une réunion de groupe. Vous pouvez connecter n'importe quel calendrier de votre choix (Gmail, Outlook, Office 365 ou iCloud). Il vous permet de créer votre propre lien de réunion personnel et de le partager avec les membres de l'équipe. Il se connecte également à Google Drive et Dropbox, vous permettant d'extraire et de partager des informations pendant les réunions. CalendarHero offre des services comme :

Intégrations avec Zoom, Zapier et HubSpot
Génération de liens de planification personnalisés
Permettre aux invités de poser des questions avant d'accepter la réunion
Inviter des membres de l'équipe de la même organisation en un clic

CalendarHero propose un compte gratuit. Les plans payants sont divisés en deux catégories : Professional et Team. Le premier coûte 8 $/mois et le second coûte 12 $/utilisateur.

Doodle

Doodle est considéré comme l'une des meilleures applications de planification utilisées sur les smartphones. Il est compatible avec les appareils iOS et Android. Il vous permet de configurer une page de planification où vous pouvez saisir tous les détails et marquer vos créneaux libres. Vous pouvez également ajouter un sondage pour vos créneaux libres où les membres peuvent voter pour une heure et une date sélectionnées. Il dispose également d'intégrations avec plusieurs calendriers. Doodle vous permet de :

Créer un lien personnalisé de planification de groupe
Créer des réunions de groupe basées sur la disponibilité de tous les membres
Maintenir la sécurité pour les deux groupes
Inviter des membres de l'équipe
Créer une réunion en quelques secondes sur un téléphone mobile

Doodle propose un plan gratuit qui convient le mieux aux petites entreprises. Les plans payants sont pour un utilisateur et une équipe. Pour un seul utilisateur, cela coûte 6,95 $/mois ; pour une équipe, cela coûte 44,75 $/mois.

Boomerang Scheduler

Boomerang Scheduler est une extension de navigateur qui se connecte à Chrome et Firefox pour vous offrir une expérience simplifiée de planification de réunions. Après l'installation, il se branche sur les comptes Outlook et Gmail en quelques secondes. Il gère les différents fuseaux horaires. Vous pouvez configurer vos créneaux libres et les gens peuvent choisir le meilleur moment qui leur convient. Lorsqu'un invité sélectionne un horaire, un événement est automatiquement créé et enregistré dans votre calendrier. Boomerang vous permet de :

Intégrer avec d'autres calendriers
Partager votre disponibilité avec d'autres
Suggérer des horaires de réunion optimaux pour vous et votre équipe
Maintenir une sécurité solide
Envoyer des e-mails automatiquement

Les tarifs de Boomerang sont divisés en deux fournisseurs de messagerie : Gmail et Outlook. Les deux versions proposent des plans gratuits et payants.

Forfait	Gmail	Outlook
Personal	4,99 $ par mois	4,99 $ par mois
PRO	14,99 $ par mois	14,99 $ par mois
Premium	49,99 $ par mois	Personnalisé

MixMax

Le planificateur MixMax est intégré directement dans l'e-mail. Il est compatible avec Gmail. Il comprend des fonctionnalités comme un composeur de ventes, des modèles d'e-mails de vente et des intégrations de ventes LinkedIn. Il facilite la planification par e-mail. Des modèles personnalisables sont disponibles pour l'envoi d'e-mails et de notifications. Des liens et d'autres médias peuvent également être intégrés dans l'e-mail. MixMax offre plusieurs fonctionnalités comme :

Intégrations avec les applications Google
Partage de votre disponibilité par e-mail
Sondages de réunion pour les membres du groupe
E-mails aux membres de l'équipe et aux parties externes

MixMax propose une version gratuite ainsi que trois versions payantes. La version Starter coûte 9 $/mois par utilisateur. La version SMB coûte 24 $/mois par utilisateur. La version Growth coûte 49 $/mois par utilisateur.

WhenIsGood

WhenIsGood est l'un des planificateurs de groupe les plus simples pour tous. Il répond à tous les besoins de base de toute organisation. Vous devez créer un compte sur WhenIsGood puis marquer les jours où vous avez des créneaux libres dans votre calendrier. Vous pouvez choisir n'importe quel créneau horaire en fonction de vos besoins de réunion et de la durée de la réunion. Après avoir ajouté et soumis les informations, vous obtiendrez trois liens, chacun avec un objectif spécifique :

Le lien 1 est pour apporter des modifications à un calendrier
Le lien 2 est pour envoyer des invitations à des réunions
Le lien 3 est pour gérer les résultats du sondage

Comme son nom l'indique, WhenIsGood prend en compte la disponibilité de chaque membre puis sélectionne le moment idéal où tout le monde peut se réunir. Il a la capacité de :

Envoyer un lien de disponibilité unique
Définir la durée de la réunion
Permettre aux participants de laisser des commentaires ou de poser des questions
Planifier des réunions avec des groupes plus importants
Offrir une expérience de planification sans tracas et sans connexion requise

Le meilleur aspect de WhenIsGood est qu'il est entièrement gratuit. Il n'y a pas de plans payants et chaque fonctionnalité est disponible sans frais.

Arrangr

Arrangr se connecte à Gmail, Outlook, Office 365 et iCloud, vous permettant de créer un lien de réservation où chacun peut choisir en fonction de vos créneaux libres. Il vous permet également d'envoyer des dates et des horaires aux personnes afin qu'elles puissent sélectionner un moment précis qui leur convient. Une version gratuite vous permet d'envoyer un sondage à quinze membres. Une version Pro vous permet d'envoyer un sondage à vingt destinataires ; pour la version Pro+, vous pouvez envoyer un sondage à cinquante destinataires. Arrangr dispose de plusieurs fonctionnalités comme :

Intégrations avec Zoom et HubSpot
Création de liens personnalisés de planification de groupe
Création de réunions de groupe basées sur votre disponibilité
Invitation de membres de l'équipe au sein de l'application
Sécurité renforcée pour les deux parties

Arrangr propose une version gratuite et trois versions payantes. La version Pro coûte 29,99 $ par an. La version Pro+ coûte 59,99 $ par an. La version Enterprise est personnalisable.

24Sessions

24Sessions dispose de fonctionnalités riches incluant l'appel téléphonique, les enregistrements de réunions, l'hébergement de plusieurs participants et d'autres capacités pour fournir une expérience fluide de planification de groupe. Il permet également le partage d'écran et de vidéo pour les besoins de réunions de groupe. Il permet aux clients de réserver leurs réunions en fonction de votre disponibilité. Il se synchronise également avec Office 365 et Google Calendar. 24Sessions fournit :

Intégrations avec Zapier et HubSpot
Liens personnalisés de planification de groupe
Gestion de la disponibilité du calendrier
Invitations de membres de l'équipe dans l'application

24Sessions fournit les détails tarifaires sur demande.

EngageWare

EngageWare est l'une des applications les plus utilisées car elle est optimisée pour mobile. Cet outil vous permet d'activer les appels vidéo pour tous types de rendez-vous en quelques minutes. L'application fournit des notifications pour vous et vos clients. Elle vous permet de définir vos propres règles pour les réunions (design et disponibilité). EngageWare offre :

Intégrations avec Salesforce
Liens personnalisés de planification de groupe
Gestion de la disponibilité du calendrier

EngageWare n'affiche pas ses tarifs sur son site web. Vous pouvez obtenir les détails tarifaires sur demande.

Comment choisir le bon outil de planification de groupe

Lors de l'évaluation des outils de planification de groupe, considérez trois éléments. Premièrement, combien de personnes doivent généralement se coordonner ? Des outils comme WhenIsGood et Doodle excellent dans les sondages de grands groupes, tandis que CalendarHero et Calendar sont mieux adaptés aux petites réunions d'équipe récurrentes. Deuxièmement, vérifiez quels calendriers et outils de productivité votre équipe utilise déjà. Une intégration transparente avec votre stack existant évite les frictions d'adoption. Troisièmement, réfléchissez à si vous avez besoin de l'outil uniquement pour la coordination interne ou également pour la planification externe orientée client, car certains outils gèrent les deux cas d'utilisation bien mieux que d'autres.

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