Automatisierung für Ergotherapeuten

Limits. Eine ärztliche Verordnung umfasst typischerweise 10 Behandlungseinheiten, danach braucht es eine Folgeverordnung, und wenn der Patient vor Ablauf nicht erneut verordnet ist, fällt die Therapie unterbrechungsfrei aus. Bei Patienten in laufenden Schwerpunkten wie Schlaganfallrehabilitation oder Pädiatrie ist eine Therapielücke ein klinischer Rückschritt, kein nur betrieblicher Verlust.

aber manuelle Re-Buchung Woche für Woche bindet Therapeut und Praxisorganisation. Wer 80 Patienten in der Caseload führt, jongliert 80 wöchentliche Wiederholtermine, das wird ohne automatische Re-Buchung zu einem Vollzeit-Job am Empfang.

gerade in der Pädiatrie. Eltern wollen wissen, woran in der Sitzung gearbeitet wurde, was zuhause geübt werden soll und wann der nächste Bericht für den überweisenden Kinderarzt verfügbar ist. Ohne automatische Sitzungs-Zusammenfassungen via Eltern-Portal entstehen Anrufe, die Therapie-Zeit kosten. Automatisierung steuert wöchentliche Re-Buchungen, alarmiert vor Verordnungs-Ende, sendet Eltern-Updates und konvertiert Wartelisten-Patienten bei freiwerdenden Slots, eingebettet in Ergotherapeutengesetz ErgThG, Heilmittel §125 SGB V, KV-Zulassung, BGB-Dienstvertrag, §630f BGB Patientenakte 10 Jahre und DSGVO Art. 9.

einer Caseload von 240 Patienten generiert Woche für Woche etwa 240 Wiederholtermine, und in dem Moment, in dem auch nur ein Therapeut die Re-Buchung vergisst oder ein Patient einen Termin verschiebt, kaskadiert die Auslastung. Manuelle Praxen erleben typischerweise eine 12-prozentige No-Show-Rate, die direkt in entgangenen Umsatz umschlägt: Bei einem Heilmittel-Satz von 35 EUR pro Sitzung sind das fast 4.000 EUR pro Woche, die nirgends in der Auswertung sichtbar werden, weil sie als unvermeidbare Branchen-Realität abgetan werden, was sie nicht sind.

Wenn eine Verordnung abläuft, ohne dass die Folgeverordnung beantragt wurde, fällt der Patient aus der Therapie, und kommt in vielen Fällen nicht zurück, weil der Faden gerissen ist. Praxen mit automatischen Schwellwert-Alarmen bei 80 Prozent der genehmigten Sitzungen erreichen unterbrechungsfreie Therapie-Sequenzen für über 95 Prozent ihrer Patienten, gegenüber 70 bis 75 Prozent in manuell geführten Praxen. Die wirtschaftliche Wirkung ist erheblich, aber die klinische Wirkung ist der eigentliche Punkt, Therapieunterbrechungen verlieren erarbeitete Fortschritte, gerade nach Schlaganfall oder bei pädiatrischen Entwicklungsstörungen.

In der Pädiatrie ist die Therapie-Erfahrung zu zwei Dritteln eine Eltern-Erfahrung, Eltern entscheiden, ob die Therapie fortgesetzt wird, und Eltern sprechen mit anderen Eltern, mit Erziehern und mit Kinderärzten. Praxen, die nach jeder Sitzung eine strukturierte Zusammenfassung mit Hausaufgaben und Fortschritts-Notizen ins Eltern-Portal stellen, werden als professioneller wahrgenommen, generieren mehr Empfehlungen vom Kinderarzt und sehen ihre Wartelisten konstant länger als die der Wettbewerber, sauber dokumentiert nach §630f BGB und DSGVO Art. 9.